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25 KI-Workflows aus Workshops und Kundenprojekten — mit Ablauf, ehrlicher Aufwandseinschätzung und einem Tipp, wie du noch heute selbst startest. Kein Buzzword-Katalog: nur Dinge, die in kleinen Teams nachweislich funktionieren.
So nutzt du die Bibliothek
1. Markiere beim Lesen alles, was nach deinem Alltag klingt. Bei den meisten Teams sind es 3–5 Treffer.
2. Schau auf das Label am Kartenende: „Selbst machbar" heißt, du kommst mit ChatGPT/Claude und etwas Geduld allein hin. „Workflow-Projekt" heißt, es braucht Anbindung an deine Systeme — das ist unser Job, ab 2.000 €.
3. Fang mit einem an. Der häufigste Fehler ist, fünf Baustellen gleichzeitig zu öffnen. Ein laufender Workflow überzeugt das Team mehr als jede Folie.
Vorab
Stell jedem Prozess diese vier Fragen. Viermal „ja" = automatisieren. Zweimal „nein" = Finger weg, das wird teurer als Handarbeit.
Mindestens wöchentlich, im Kern immer gleich. Einmalige Aufgaben automatisiert man nicht.
10–20 gute Beispiele, wie das Ergebnis aussehen soll? Dann kann die KI lernen. Reine Bauchentscheidungen kann sie nicht.
Mail, PDF, Tabelle, System mit Export — alles gut. Zettelwirtschaft und Zuruf-Wissen erst digitalisieren.
Mit Freigabe-Schritt ist ein 95-%-Entwurf Gold wert. Wo Fehler sofort teuer sind, gehört der Mensch in den Loop.
Kapitel 01 · Posteingang & Kommunikation
Der Posteingang ist fast immer der beste Startpunkt — hoher Schmerz, klare Regeln, schnelle Wirkung.
Use-Case 01 · Triage
Jede eingehende Mail wird nach deinen Kategorien einsortiert (Anfrage, Rechnung, Reklamation, Spam-Bewerbung …), dem richtigen Kunden zugeordnet und mit Priorität versehen.
Selbst starten:Definiere zuerst deine Kategorien auf Papier — das ist 80 % der Arbeit.
Einstufung:Workflow-Projekt · 1–2 Wochen
Use-Case 02 · Antworten
Für die 10 Fragen, die 80 % deiner Mails ausmachen, liegt beim Öffnen schon ein Antwortentwurf in deinem Ton bereit. Du liest, korrigierst, schickst ab.
Selbst starten:Sammle deine 10 besten Antwort-Mails in einem Dokument. Das ist deine Trainingsbasis.
Einstufung:Selbst machbar (Custom GPT) · Workflow lohnt ab ~20 Mails/Tag
Use-Case 03 · Extraktion
Bestellung, Schadensmeldung, Anmeldung — die Angaben aus Freitext-Mails landen als strukturierter Datensatz im CRM, ERP oder Fachsystem. Niemand tippt mehr ab.
Selbst starten:Probier's mit einer Mail in ChatGPT: „Extrahiere Name, Datum, Anliegen als Tabelle."
Einstufung:Workflow-Projekt · der Klassiker, ab 2.000 €
Use-Case 04 · Rückfragen
Wenn in einer Anfrage die Hälfte fehlt (keine Kundennummer, kein Datum, kein Anhang), geht automatisch eine freundliche Rückfrage raus — formuliert wie von dir.
Selbst starten:Schreib die Pflichtfelder pro Vorgangstyp auf — ohne diese Liste geht nichts.
Einstufung:Workflow-Projekt · stark in Kombination mit Use-Case 03
Use-Case 05 · Gesprächsnotizen
Sprachnotiz nach dem Kundentermin rein — saubere Gesprächszusammenfassung mit Action Items im CRM raus. Nichts geht mehr zwischen Tür und Angel verloren.
Selbst starten:Diktier-App + ChatGPT: „Fasse zusammen: Ergebnis, offene Punkte, nächste Schritte."
Einstufung:Selbst machbar · Workflow lohnt für CRM-Anbindung
Use-Case 06 · Eskalation
Kündigungsdrohung, wütender Kunde, Fristsache: Solche Mails warten nicht bis zur Postrunde am Nachmittag, sondern landen sofort als Ping in Slack oder auf dem Handy.
Selbst starten:Definiere 3 Eskalationsstufen und was jeweils passieren soll.
Einstufung:Workflow-Projekt · klein, oft Teil der Triage
Kapitel 02 · Vertrieb & Kunden
Vertriebs-Workflows zahlen doppelt: gesparte Zeit plus Umsatz, der vorher liegen blieb.
Use-Case 07 · Lead-Intake
Website-Formular, Mail oder Portal-Anfrage: Der Lead wird angereichert (Firma, Größe, Branche), vorqualifiziert und landet mit allen Infos im CRM — inklusive Vorschlag für die Antwort.
Selbst starten:Schreib auf, woran du einen guten Lead erkennst — 5 Kriterien reichen.
Einstufung:Workflow-Projekt · 1–2 Wochen
Use-Case 08 · Follow-up
Angebot raus, dann Funkstille? Der Workflow erinnert nach X Tagen — oder formuliert gleich die Nachfass-Mail vor, abgestimmt auf das, was im letzten Kontakt besprochen wurde.
Selbst starten:Lege im CRM ein Feld „letzter Kontakt" an und pflege es 2 Wochen konsequent.
Einstufung:Workflow-Projekt · klein
Use-Case 09 · Call-Analyse
Aus jedem Verkaufsgespräch wird ein Datensatz: Pain Points, Einwände, nächste Schritte — automatisch ins CRM, plus Feedback an die Vertriebsperson. Läuft so bei einem Kunden im Einsatz.
Selbst starten:Nimm einen Call auf (mit Einverständnis!) und lass dir Einwände + nächste Schritte extrahieren.
Einstufung:Workflow-Projekt · echter Kunden-Case (n8n × HubSpot × Claude)
Use-Case 10 · Angebote
Aus der Kundenanfrage und deiner Preisliste entsteht ein Angebotsentwurf in deiner Vorlage — Positionen, Texte, Konditionen. Du prüfst Preise und schickst raus.
Selbst starten:Sammle deine 5 besten Angebote als Vorlagen-Basis.
Einstufung:Selbst machbar für Texte · Workflow für Positionen + Kalkulation
Use-Case 11 · Bestandskunden
Vertragsende, Jahrestag, Nutzungsänderung, offene Empfehlung: Der Workflow geht regelmäßig durch deinen Bestand und legt dir eine priorisierte Kontaktliste mit Gesprächsaufhänger hin.
Selbst starten:Exportiere deinen Bestand als CSV und frag die KI nach auslaufenden Verträgen in 90 Tagen.
Einstufung:Workflow-Projekt · Umsatz-Hebel
Use-Case 12 · Onboarding
Vertrag unterschrieben — und dann? Unterlagen anfordern, Zugänge anlegen, Willkommensmail, interner Task: die ganze Strecke läuft als Sequenz automatisch an.
Selbst starten:Schreib die Onboarding-Schritte einmal vollständig auf — meist sind es mehr als gedacht.
Einstufung:Workflow-Projekt · 1–2 Wochen
Kapitel 03 · Backoffice & Buchhaltung
Unsichtbare Arbeit, die niemand vermisst, wenn sie automatisch läuft.
Use-Case 13 · Rechnungen
PDF-Rechnungen aus dem Mail-Postfach werden ausgelesen, gegen Bestellungen geprüft und vorkontiert an die Buchhaltung übergeben — sevdesk, Lexware, DATEV-Export.
Selbst starten:Leg ein Sammelpostfach rechnungen@ an — Bündelung ist der erste Automatisierungsschritt.
Einstufung:Workflow-Projekt · Monatsende-Klassiker
Use-Case 14 · Abgleich
Provisionslisten gegen Soll, Lieferscheine gegen Bestellungen, Bank gegen offene Posten: Der Workflow matcht, markiert Differenzen und erklärt sie in Klartext. Echter Kunden-Case: 5 h/Woche → 10 Minuten.
Selbst starten:Zähl mal mit, wie viele Stunden im Monat du mit Listen-Abgleich verbringst. Die Zahl überrascht fast immer.
Einstufung:Workflow-Projekt · unser meistgebauter Workflow-Typ
Use-Case 15 · Reports
Zahlen aus Shop, CRM, Buchhaltung oder Projekttool — als lesbarer Klartext-Report montags im Postfach. Mit Auffälligkeiten erklärt, nicht nur gemeldet.
Selbst starten:Schreib auf, welche 5 Zahlen du wirklich jede Woche brauchst — der Rest ist Rauschen.
Einstufung:Workflow-Projekt · klein
Use-Case 16 · Kundenreporting
Für Agenturen und Dienstleister: Der Workflow zieht jede Woche die Performance-Zahlen jedes Kunden, vergleicht sie mit der Vorwoche und schickt den fertigen Report automatisch im Lieblingskanal des Kunden raus. Echter Kunden-Case aus einer Webagentur — vorher gar nicht angeboten, jetzt läuft es von allein.
Selbst starten:Bau den Report für einen Kunden einmal von Hand und notiere jede Datenquelle — das ist die Blaupause für die Automatisierung.
Einstufung:Workflow-Projekt · skaliert über alle Kunden auf einmal
Use-Case 17 · Dokumente
Anträge, Verträge, Formulare, Lieferscheine: Was als PDF oder Scan reinkommt, wird zu sauberen Datensätzen im Zielsystem — mit Vier-Augen-Freigabe vor dem Schreiben.
Selbst starten:Wirf ein PDF in ChatGPT/Claude und lass dir die Felder als Tabelle ausgeben — so testest du die Machbarkeit.
Einstufung:Workflow-Projekt · ab 2.000 €
Use-Case 18 · Termine & Fristen
Kündigungsfristen, Gewährleistung, Gerichts- oder Abgabetermine: aus Dokumenten und Mails extrahiert, im Kalender eingetragen, rechtzeitig eskaliert.
Selbst starten:Ein geteilter „Fristen-Kalender" fürs Team ist der Low-Tech-Vorläufer — sofort machbar.
Einstufung:Workflow-Projekt · klein, hoher Ruhig-Schlafen-Faktor
Use-Case 19 · Personal
Eingehende Bewerbungen werden gegen das Anforderungsprofil gespiegelt und mit Begründung vorsortiert. Die Entscheidung trifft ein Mensch — aber ohne 80 PDFs einzeln zu öffnen.
Selbst starten:Formuliere Muss-Kriterien messbar („3 Jahre X", nicht „erfahren") — sonst kann niemand fair sortieren.
Einstufung:Workflow-Projekt · Transparenz-Pflicht beachten
Kapitel 04 · Content & Wissen
Texte in Serie und Antworten aus dem eigenen Wissensbestand — die zwei Dinge, die KI sichtbar gut kann.
Use-Case 20 · Produkttexte
CSV mit Produktdaten rein — Beschreibung, SEO-Title, Meta-Description und Alt-Texte raus, direkt ins Shop-Backend. 500 Artikel in Stunden statt Wochen.
Selbst starten:Gib der KI 3 deiner besten Texte als Beispiel mit — der Unterschied ist dramatisch.
Einstufung:Selbst machbar bis ~50 Artikel · darüber Workflow
Use-Case 21 · Wissensdatenbank
„Wie war das nochmal bei…?" — Ein Assistent, der auf euren Dokumenten, Wikis und Ablagen basiert und Antworten mit Quellenangabe liefert. Statt den einen Kollegen zu fragen, der es weiß.
Selbst starten:Räum zuerst die Ablage auf — eine KI auf chaotischen Dokumenten gibt chaotische Antworten.
Einstufung:Tool-Projekt · typisch 8–25 k € je nach Umfang
Use-Case 22 · Übersetzung
Produkttexte, Hilfeseiten oder Newsletter werden aus dem Deutschen automatisch in weitere Sprachen übertragen — mit Glossar für eure Fachbegriffe, nicht Wort-für-Wort.
Selbst starten:Leg das Glossar an: 20 Begriffe, die nie frei übersetzt werden dürfen.
Einstufung:Selbst machbar für Einzeltexte · Workflow für Serien
Use-Case 23 · Social & Newsletter
Ein Projektbericht, Blogpost oder Vortrag wird automatisch zu LinkedIn-Post, Newsletter-Abschnitt und Kurzfassung fürs Team — jeweils im passenden Format und Ton.
Selbst starten:Schreib einmal auf, wie dein LinkedIn-Ton ist (3 Regeln, 2 No-Gos) — und nutze das als festen Prompt.
Einstufung:Selbst machbar · Workflow spart das Copy-Paste
Use-Case 24 · Meeting-Wissen
Meeting-Transkripte und Protokolle werden zusammengefasst, verschlagwortet und durchsuchbar abgelegt. „Was haben wir im März zu X entschieden?" hat wieder eine Antwort.
Selbst starten:Führe „Entscheidungen"-Abschnitte in Protokollen ein — strukturierter Input ist die halbe Miete.
Einstufung:Selbst machbar mit Bordmitteln · Workflow für die Ablage-Strecke
Use-Case 25 · Deiner
Die wertvollsten Use-Cases stehen in keiner Bibliothek — sie stecken in deinem Tagesgeschäft. Wenn beim Lesen ein „bei uns wäre das…" aufgetaucht ist: genau darüber sollten wir reden.
30 Minuten Audit, kostenlos. Wir gehen deine Markierungen durch, rechnen den Hebel und sagen ehrlich, womit du anfangen solltest — und womit nicht.