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Branchen · Web­agenturen & Digital­agenturen

KI-Automation für Web­agenturen.

Reportings, die keiner schreiben will. Anfragen, die im Postfach versanden. Support-Tickets zwischen zwei Projekten. Genau den Teil, der euch von der eigentlichen Arbeit abhält, automatisieren wir. Angefangen beim Kundenreporting, das sich jede Woche von selbst verschickt. Whitelabel, DSGVO-fest, erste Ergebnisse in vier Wochen.

Audit buchen Die 6 Workflows ansehen

TL;DR · Kurz gesagt

Das Problem: In Webagenturen frisst die unsichtbare Arbeit die Marge — Reportings zusammenklicken, Anfragen sortieren, Support-Mails beantworten, Texte nachziehen. Zeit, die keinem Kunden in Rechnung geht.

Die Lösung: KI-Workflows, die diese Strecken übernehmen. Der Klassiker zum Einstieg: ein wöchentliches Kundenreporting, das die Zahlen zieht, die Vorwoche vergleicht und den Report automatisch im Lieblingskanal jedes Kunden verschickt. Keiner muss etwas tun — es läuft im Hintergrund.

Workflows

Sechs Workflows, die in Agenturen die meiste Zeit holen.

Jeder davon ist einzeln umsetzbar. Im Audit finden wir den mit dem größten Hebel für euer Team.

01 · REPORTING
Echter Kunden-Case

Kundenreporting, das sich selbst verschickt.

Jede Woche zieht der Workflow die Performance-Zahlen, vergleicht sie mit der Vorwoche und schickt jedem Kunden einen fertigen Report — automatisch, im Kanal seiner Wahl. Genau so läuft es bei einem Agentur-Kunden.

  • Daten aus GA4, Search Console, Google & Meta Ads, Matomo
  • Woche vs. Vorwoche, in Klartext statt Zahlenwüste
  • Versand im Lieblingskanal: Mail-PDF, Slack, WhatsApp, Notion
  • Läuft auf festem Zeitplan — niemand muss es anstoßen
Vorher gar nicht angeboten — jetzt jede Woche
02 · ANFRAGEN
Kein Lead versandet

Projektanfragen qualifizieren und ablegen.

Formular, Mail oder Portal-Anfrage: Der Lead wird angereichert, grob eingeschätzt und landet mit allen Infos im CRM oder Projekttool — inklusive Antwortentwurf im Agenturton.

  • Budget-, Umfang- und Passung-Check nach euren Kriterien
  • Anreicherung um Firma, Branche, Website-Stack
  • CRM-Eintrag plus Slack-Ping ans richtige Team
  • Absagen für Unpassendes höflich vorformuliert
Keine Anfrage bleibt drei Tage liegen
03 · SUPPORT
Retainer-Schoner

Wartungs- und Support-Tickets vortriagiert.

„Die Seite lädt nicht", „Bitte Text ändern", „Plugin-Update fällig": Jede Support-Mail wird erkannt, dem Kunden und Vertrag zugeordnet und mit Antwortentwurf in die richtige Spur gelegt.

  • Klassifizierung: Bug, Änderungswunsch, Notfall, Neu-Scope
  • Zuordnung zu Kunde, Projekt und Retainer
  • Standardfälle mit Antwortentwurf beantwortet
  • Dringendes wird eskaliert, nichts versandet
Support frisst nicht mehr die Projektzeit
04 · CONTENT
Skaliert pro Kunde

SEO- und Website-Texte in Serie.

Produktdaten oder Themenliste rein — Beschreibungen, SEO-Titles, Meta-Descriptions und Alt-Texte raus, im Markenton des jeweiligen Kunden. 500 Seiten in Stunden statt Wochen.

  • Tonalität pro Kunde aus dessen besten Texten
  • SEO-Metadaten immer mit dabei
  • Direkt ins CMS oder Shop-Backend
  • Stichproben-Freigabe vor dem Publish
Content-Aufträge werden wieder profitabel
05 · ANGEBOTE
Schneller raus

Angebots- und Scope-Entwürfe aus dem Briefing.

Aus der Kundenanfrage und euren Leistungsbausteinen entsteht ein Angebotsentwurf in eurer Vorlage — Positionen, Texte, Aufwandsschätzung. Ihr prüft Preise und schickt raus.

  • Briefing → Leistungspositionen gemappt
  • Texte aus euren besten Angeboten
  • Aufwands-Range als Startpunkt, nicht als Automatik
  • Immer als Entwurf, nie automatisch raus
Angebot am selben Tag statt nächste Woche
06 · PROJEKTE
Überblick ohne Nachfragen

Projekt-Status und Stunden im Blick.

Aus Zeiterfassung, Projekttool und Git wird ein wöchentlicher Klartext-Status: Was ist passiert, wo brennt es, welcher Retainer läuft leer — als Report fürs Team und optional für den Kunden.

  • Daten aus Asana, Jira, Trello, Toggl, Harvest
  • Retainer-Budget im Blick, bevor es überzogen ist
  • Wochen-Status statt Status-Meeting
  • Auffälligkeiten erklärt, nicht nur gemeldet
Schluss mit „wo stehen wir eigentlich?"

Aus der Praxis

Läuft so bei einem Agentur-Kunden.

Anonymisiert, aber echt — im Audit zeige ich dir Architektur-Skizzen und Workflow-Screenshots.

Case · Webagentur

Gar nicht Jede Woche automatisch

Wöchentliches Kundenreporting, ganz ohne Handarbeit.

Vorher blieb das Reporting liegen — schlicht keine Zeit, es Woche für Woche pro Kunde zu bauen. Jetzt zieht der Workflow die Zahlen, vergleicht die Vorwoche und verschickt den Report automatisch auf dem Weg, den jeder Kunde bevorzugt. Keiner im Team muss etwas tun.

  • Performance-Daten automatisch aus allen Quellen gezogen
  • Letzte Woche gegen Vorwoche verglichen, in Klartext
  • Versand im Lieblingskanal jedes Kunden, auf Zeitplan

Neuer Service ohne laufenden Aufwand — läuft im Hintergrund

Deine Agentur?

Start 30 Min · kostenlos · ehrlich

Wir finden deinen größten Hebel.

Bring deinen Agentur-Alltag mit — kein Vorwissen, keine Tool-Listen. Du bekommst eine klare Einschätzung, was bei euch automatisierbar ist, und eine grobe Kosten-Range. Wenn KI nicht das richtige Werkzeug ist, sage ich dir auch das.

  • Deine 2–3 größten Hebel, priorisiert
  • Aufwand- und Kosten-Range vorab
  • Kein Pitch-Theater, keine Folienschlacht
Audit buchen

Whitelabel & DSGVO

Eure Marke bleibt vorn, die Daten bleiben sauber.

Ihr seid die Agentur — der Kunde soll euch sehen, nicht unser Werkzeug. Und Analytics-Daten sind personenbezogen, also steht das Setup vor dem ersten Prompt fest.

Whitelabel

Alles läuft unter eurer Flagge.

  • Reports in eurem Branding: Logo, Farben, Ton
  • Kein „powered by" — der Kunde sieht nur euch
  • Ihr entscheidet je Kunde über Kanal und Rhythmus
  • Übergabe-Doku, mit der euer Team jederzeit selbst schraubt
Datenschutz

DSGVO-fest, auch mit Kundendaten.

  • Modelle in EU-Cloud (Azure OpenAI EU, Bedrock Frankfurt, Mistral) oder lokal
  • AV-Verträge sind Standard — für euch und weiter an eure Kunden
  • Analytics-Daten werden nur verarbeitet, nicht weitergegeben
  • Mensch-Freigabe als Standard-Endschritt, wo ihr sie wollt

FAQ · KI in der Webagentur

Was Agenturen uns am häufigsten fragen.

Woher kommen die Daten für das automatische Kundenreporting?

Aus den Quellen, die ihr ohnehin nutzt: Google Analytics 4, Search Console, Google und Meta Ads, Matomo, Ahrefs, das CMS oder der Shop. Alles mit API oder Export lässt sich anbinden. Der Workflow zieht die Zahlen der letzten Woche, vergleicht sie mit der Vorwoche und macht daraus einen lesbaren Report — kein Dashboard-Login mehr nötig.

In welchem Kanal bekommt der Kunde sein Reporting?

In dem, den der jeweilige Kunde bevorzugt. Der eine will ein PDF per Mail, der nächste eine Nachricht in Slack oder Teams, ein anderer eine kurze WhatsApp oder einen Notion-Eintrag. Pro Kunde hinterlegt, versendet der Workflow automatisch auf dem richtigen Weg — jede Woche, ohne dass jemand etwas anstößt.

Muss jemand aus meinem Team das jede Woche starten?

Nein. Genau das ist der Punkt: Der Workflow läuft im Hintergrund auf festem Zeitplan. Niemand muss Daten exportieren, Charts bauen oder Mails schreiben. Optional geht der Report vor dem Versand als Entwurf zur Freigabe an dich — sobald du Vertrauen hast, lässt du ihn komplett automatisch raus.

Sieht das nach Standard-Tool aus oder nach meiner Agentur?

Nach deiner Agentur. Reports laufen im Whitelabel: euer Logo, eure Farben, euer Ton. Statt einer Zahlenwüste bekommt der Kunde Klartext — was sich verändert hat und warum das relevant ist. Das ist Reporting, das nach Beratung aussieht, nicht nach automatischem Export.

Was kostet ein automatisiertes Reporting für Webagenturen?

Workflows starten ab 2.000 € einmalig plus geringe laufende API-Kosten (typisch 5–30 €/Monat). Einmal gebaut, bedient der Workflow all deine Kunden gleichzeitig. Wer bisher pro Kunde und Woche eine Stunde in Reports steckt — oder es aus Zeitgründen gar nicht anbietet — hat die Investition schnell wieder drin. Rechne dein Szenario im ROI-Rechner durch.

Wie schnell sehe ich erste Ergebnisse?

Die meisten Agentur-Workflows zeigen innerhalb von vier Wochen erste echte Ergebnisse — beim Reporting oft schon nach dem ersten Wochenlauf. Gestartet wird mit einem kostenlosen 30-Minuten-Audit, in dem wir die größten Hebel in euren Abläufen identifizieren.

Mehr Kundenarbeit.
Weniger Fleißarbeit.

30 Minuten Audit, kostenlos. Wir finden den größten Hebel in eurer Agentur — und sagen ehrlich, ob KI hilft oder ein simples Skript reicht.

Audit buchen dominik@dern.studio

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